Работа с исходящей документацией реферат

    Исполнено документов. Форма регистрации может быть централизованной, при которой все документы регистрируют в одном месте — службе ДОУ или децентрализованной, когда регистрация происходит и в службе ДОУ, и в структурных подразделениях. Журнальную форму используют в небольших организации при объеме документооборота — до документов в год. Стоит заметить, что в данный поток документов не включают письма, поскольку переписка между структурными подразделениями не разрешается для этого существуют служебные и докладные записки, справки. Исходящий документопоток включает информацию, выработанную в процессе работы аппарата управления с целью ее передачи отправки вышестоящим или нижестоящим структурам, неподчиненным учреждениям, гражданам. Доставка документов во многом определяет быстроту их обработки и исполнения.

    Лицевая предназначена для регистрации входящих документов, оборотная — исходящих и внутренних. Сведения о письме-ответе вносят на оборотную сторону карточки с учетными входящего письма.

    При регистрации документа обычно заполняют три экземпляра карточки: один — для справочной картотеки, второй — для контрольной картотеки, третий — вместе с документом передают исполнителю. Карточная форма регистрации позволяет одновременно создавать справочные картотеки по нескольким критериям хронологии, адресатам, корреспондентам, исполнителям и т.

    Контрольную картотеку формируют из карточек документов, поставленных на контроль. После исполнения документа его карточку удаляют из контрольной картотеки. Часть полей РК заполняется автоматически системой при начале регистрации документа например, регистрационный номер, дата регистрациинекоторые вводят вручную в частности, краткое содержание документа, номер входящего документ та, проставленный организацией-автором.

    Еще один способ ввода данных — с использованием справочников. При регистрации документ может быть отнесен к той ил и иной рубрике темепо которой в дальнейшем может осуществляться поиск. С помощью справочников определенные поля РК заполняют, выбирая значение из соответствующих работа с исходящей документацией реферат, либо система сама находит нужное значение при наборе с клавиатуры нескольких первых букв реквизита.

    Использование справочников ускоряет ввод данных в РК документа и снижает вероятность ошибки при регистрации. Состав полей РК может быть расширен, причем программа предусматривает возможность самостоятельного создания пользователями новых полей.

    Для этого при регистрации на первых листах документов или на отдельных чистых листах листах-разделителях печатается назначаемый системой уникальный штрих-код.

    Реферат жанры публичных выступленийЭссе в философии это
    Деловой туризм в россии рефератКурсовая работа общество с ограниченной ответственностью 2015
    Курсовая работа по теме всдОсновные задачи землеустройства на современном этапе реферат

    В процессе сканирования и распознавания система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствий с указанной в нем информацией.

    В результат электронные образы документов, полученные в заданном формате, автоматически прикрепляются к соответствующим РК.

    Работа с исходящей документацией реферат 5500

    Система способна в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью ЭЦП. Файлы документов, прикрепляемые к РК при регистрации, могут быть защищены сертифицированными средствами ЭЦП. Таким образом, регистрация документов в САДД позволяет сократить затраты времени на регистрацию документов, вводить больше сведений о документе и при необходимости связывать РК с электронной версией документа.

    Регистрация позволяет сформировать банк данных о документах организации информационно-справочный массивна основе которого может быть создана информационно-поисковая система ИПС. С помощью ИПС в любой момент можно установить, где, кого и на какой стадии исполнения находится или хранится документ, а также найти документы, содержащие определенные сведения.

    [TRANSLIT]

    При традиционной карточной форме регистрации информационно-справочные массивы состоят из справочных картотек, в которых РК расположены по определенным группам рубрика. Систематизацию могут проводить, например, по хронологическому принципу датам поступления, отправки работа с исходящей документацией реферат исполненияструктурному принципу рубрики картотеки соответствуют структуре организацииноминальному принципу рубрики — наименование видов документов: приказов, распоряжений и т.

    Чаще всего при построении картотек сочетают несколько принципов. Картотеки передают на хранение в архив организации вместе с документами за соответствующий год.

    Возможности поиска нужного документа и связанной с ним информации значительно расширяются при использование САДД. При необходимости сложный поисковый запрос может быть сохранен и использован неоднократно. Возможен просмотр структуры дерева взаимосвязанных документов, что позволяет в сложных случаях легко разбираться в ситуации и истории вопроса.

    Кроме того, как уже указывалось ранее, САДД позволяет создавать единые информационно-справочный массив документов и ИПС организации при децентрализованной форме регистрации документов в данной организации. Контроль за исполнением принятых управленческих решений, в том числе и зафиксированных в документной форме, — важная функция управления организацией. Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

    Какие документы обращаются в организации

    В утвержденных в г. Поручения могут содержаться в документах например, приказах, распоряжениях, письмах вышестоящих организаций или в резолюции руководителя на документе. Кроме того, в некоторых организациях поручения считают особым видом документов и оформляют на бланках поручений.

    Делопроизводство и архивное дело. С этой целью в работе представлена система показателей, отражающих реальное состояние документооборота организации. Формы исполнения могут быть различными: подготовка ответа на входящий документ или внутреннего распорядительного документа, проведение переговоров, организация мероприятий и т. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

    При большом объеме контрольных документов в организации создают специальное контрольное подразделение самостоятельное или в составе службы ДОУ. Контролирует сроки исполнения, а также правильное, то есть соответствующее нормативным требованиям, оформление документов служба ДОУ. Руководители подразделений и исполнители несут ответственность за полноту и своевременность исполнения документа, а работники, готовящие проекты документов, — за правильность использования форм, бланков, составление и оформление проектов.

    Сроки исполнения могут быть работа с исходящей документацией реферат и индивидуальными, их исчисляют в календарных днях с даты подписания утверждения документа, а для поступивших из других организаций с даты их поступления. Типовые сроки исполнения устанавливают законодательные акты и нормативные документы государственных органов управления, ведомственные подзаконные акты.

    В организациях для определенных групп документов могут быть установлены типовые сроки исполнения, не указанные в законах и подзаконных нормативных актах. Баканова Н. Бобылева М. Служба документационного обеспечения управления: критерии оценки деятельности.

    Быкова Т. Документационное обеспечение управления негосударственных организаций: учеб. Быкова, Л. Волков К. Документирование в управленческой деятельности: учеб. Волков, А. Приходько, Т. Расина, И. Корнеев И. Корнеев, А. Пшенко, В. Управление документами: учебник. Кузнецов И.

    Делопроизводство: учеб. Документационное обеспечение управление и делопроизводство: учебник для бакалавров. Кузнецова Т. Методы предпроектного обследования при рационализации делопроизводства. Документационное обеспечение управления делопроизводство : учеб. Попова, Д. Ланская; М-во образования и науки РФ, Кубанский гос. Краснодар: КубГУ, Стенюков М.

    3258078

    Организация документационного обеспечения предприятия. Усманова И. Фионова Л. Факторы, влияющие на структуру документооборота. Шувалова Н. Перепечатанный и сверенный проект передается исполнителю для дальнейшего оформления — согласования, визирования, подписания. На этом этапе движения документов следует стремиться к сокращению лишних инстанций и повторных операций, например, излишнего согласования документов или визирования.

    Стандарты оформления работ - Диплом, курсовая, реферат по ГОСТу

    Подготовленные и согласованные работа с исходящей документацией реферат исходящих документов передаются на подпись руководителю организации или руководителям структурных подразделений. Руководители учреждений должны быть освобождены от решения множества второстепенных вопросов, в том числе подписания ряда документов. Право подписания части документов передается руководителям структурных подразделений и ответственным исполнителям, что оговаривается в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях.

    Такой порядок способствует повышению ответственности исполнителей и значительно упрощает документооборот. Перед подписанием исполнитель обязан проверить правильность оформления документа, наличие всех приложений, необходимых виз. Ответные документы передаются руководителям на подписание вместе с материалами, на основании которых они составлены.

    После подписания документы передаются на регистрацию и отправку. Перед отправкой еще раз проверяется правильность их оформления. Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку, адресование, фальцевание складываниевложение в конверты, заклеивание, определение стоимости отправлений, составление реестра на заказную почту и передачу корреспонденции на почтамт. Все поступающие на отправку документы сортируются по адресатам. Для постоянных адресатов используются заранее приготовленные конверты, адрес работа с исходящей документацией реферат которых напечатан средствами оперативного размножения.

    Если документы направляются в два или три адреса, то на каждом из них подчеркивается тот адрес, в который данный документ направляется. При направлении документа одновременно более чем четырем адресатам составляется список на рассылку, который передается на отправку вместе с экземплярами документа. Документы должны быть отосланы в день их подписания, телеграммы и вся срочная корреспонденция отправляется немедленно.

    Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, передача адресату. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов. Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты.

    Объем документооборота — это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год. Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств работа с исходящей документацией реферат механизации.

    При определении объема документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр.

    Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно. В связи с развитием электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных систем управления вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным.

    Задача сокращения объёма документооборота имеет два основных аспекта — сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов. Основная задача организации документооборота - прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки. Рисунок 4 — Основные этапы обработки исходящего документопотока. Каждый работник, имеющий доступ к информации, составляющей коммерческую тайну предприятия, должен быть под расписку ознакомлен с перечнем этой информации, установленным на предприятии режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушение. Кроме того, в некоторых организациях поручения считают особым видом документов и оформляют на бланках поручений.

    Внедрение системы электронного документооборота является способом совершенствования документооборота. Электронный доклад мотивы в брак сокращает информационные потоки до оптимального минимума, обеспечивает упрощение и удешевление процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

    Так же среди способов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота работа с исходящей документацией реферат сокращение объема работа с исходящей документацией реферат.

    Задача сокращения объёма документооборота имеет два основных аспекта — сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект. Басаков М. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. Бройдо В.

    Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. ГОСТ Р Делопроизводство и архивное. Термины и определения — М. ГОСТ Р 6. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

    Требования к оформлению документов. Делопроизводство организация и технология документационного обеспечения управления : Учебник для вузов. Кузнецова Т.

    Кузнецова, М. Лихачев, А. Райхцаум; составитель М. Приложение 3. Основными принципами организации документооборота являются следующие:. Основная задача организации документооборота - прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.

    Существует три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная. Централизованная форма организации документооборота применяется на предприятиях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях.

    Рекомендуем скачать работу и оценить ее, кликнув по соответствующей звездочке. Главная База знаний "Allbest" Менеджмент и трудовые отношения Организация работы входящей документацией - подобные работы. Организация работы входящей документацией Понятие, содержание, значение входящих документов, стадии работы с. Прием и первичная обработка корреспонденции, поступающей в организацию. Организация движения документации внутри организации. Исполнение и контроль за исполнения входящих документов. Порядок движения документов в организации.

    Основные этапы документооборота предприятия.

    Работа с исходящей документацией реферат 899

    Методы и цели регистрации исходящих документов. Технология прохождения документов на предприятии в обычном и автоматизированном режимах. Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации.